Ngày 30 hàng tháng trông như thế nào

Bạn xách cuốn sổ và cái điện thoại đi một vòng, chụp lại đồng hồ điện nước từng phòng. Về nhà mở sổ ra chép lại. Lấy máy tính cầm tay bấm: số cuối trừ số đầu, nhân đơn giá, cộng tiền phòng, cộng rác, cộng wifi, cộng xe… Mỗi phòng một phép tính. Hai mươi phòng là hai mươi lần bấm, và chỉ cần lệch một con số là cả tháng sau cãi nhau với khách.

Rồi tới phần nhắn tin. Copy paste từng tin vào Zalo, sửa tên, sửa số. Khách nhắn lại “sao tháng này tiền điện cao thế?” — bạn phải lật lại sổ tìm chỉ số tháng trước. Có phòng trả đủ, có phòng trả một nửa, có phòng khất. Bạn ghi vào góc sổ. Đến ngày 10 bạn đã không nhớ nổi ai còn nợ bao nhiêu.

Cuối năm, người nhà hỏi “năm nay lời được bao nhiêu?”. Bạn im lặng. Vì thật ra bạn không biết. Tiền vào tiền ra nằm rải rác trong sổ, trong tin nhắn, trong đầu.

Đây không phải lỗi của bạn. Đây là giới hạn của công cụ. Cuốn sổ không biết cộng, không biết nhắc, không biết tìm.

Vấn đề thật sự không phải là “mất thời gian”

Mất 3 tiếng mỗi tháng thì cũng chịu được. Cái đắt hơn nằm ở những chỗ bạn không nhìn thấy:

Vậy chuyển sang phần mềm quản lý trọ?

Đa số chủ trọ đã thử, và đa số bỏ giữa chừng. Lý do quen thuộc:

• Phí hàng tháng, tính theo đầu phòng — càng nhiều phòng càng đắt.
• Dữ liệu nằm trên máy chủ của người ta. Họ đóng cửa, đổi giá, hoặc bạn muốn ngừng dùng — dữ liệu mấy năm đi theo.
• Phải cài app, phải tạo tài khoản, phải học lại từ đầu một cách làm không giống cách bạn vẫn làm.
• Giao diện thiết kế cho công ty quản lý 500 phòng, còn bạn có 12 phòng.

Sổ Nhà Trọ: giữ nguyên file Google Sheet của bạn, chỉ thêm cái giao diện

Đây là chỗ khác biệt, và nó quan trọng hơn mọi tính năng.

Nghĩa là: bạn vẫn có một file Google Sheet với các tab DS PHÒNG, KHÁCH THUÊ, HỢP ĐỒNG, GHI ĐIỆN NƯỚC, HÓA ĐƠN, THU CHI. File đó nằm trong Google Drive của bạn, mang tên bạn. Bạn mở ra xem, sửa tay, lọc, tô màu, tải về Excel, chia sẻ cho người nhà — như mọi file Sheet khác.

Sổ Nhà Trọ chỉ là một đường link web đặt lên trên file đó. Bạn nhập trên điện thoại, dữ liệu chạy thẳng xuống Sheet. Bạn sửa trên Sheet, web hiện ngay.

Hệ quả rất thực tế:

• Không khóa dữ liệu. Ngày nào bạn chán, bạn xóa cái link đi. File Sheet vẫn còn nguyên, không mất một dòng nào.
• Không phí hàng tháng. Google Sheet miễn phí, Apps Script miễn phí. Không có gói Pro, không giới hạn số phòng.
• Không cài app. Gửi link, mở bằng trình duyệt điện thoại, lưu vào màn hình chính. Xong.
• Ai cũng kiểm tra được. Người nhà không cần học web app — họ mở file Sheet là thấy hết.

So sánh nhanh ba cách làm

Một tháng làm việc với Sổ Nhà Trọ trông ra sao

Ngày 30 — đi ghi điện nước

Mở link trên điện thoại, vào mục Điện nước, chọn phòng, gõ số cuối kỳ. Số tiêu thụ tự trừ ra. Đi hết một vòng nhà trọ là xong, không cần về nhà chép lại.

Ngày 1 — chốt hóa đơn

Vào mục Hóa đơn, chọn kỳ. Toàn bộ các phòng hiện ra với tiền phòng, tiền điện, tiền nước, rác, wifi, gửi xe, phí dịch vụ, tổng cộng — đã tính sẵn theo đúng cấu hình riêng của từng phòng. Phòng nào tính điện theo đồng hồ, phòng nào khoán tháng, phòng nào tính nước theo đầu người — mỗi phòng một kiểu, máy vẫn tính đúng.

Gửi phiếu cho khách

Bấm nút In phiếu. Một phiếu báo khổ A4 hiện ra: tên nhà trọ, mã phòng, tên khách, bảng khoản mục có ghi rõ cách tính (80 kWh × 3.500đ), tổng cộng, đã thu, còn phải thu, số tiền bằng chữ, bảng chỉ số công tơ đầu kỳ – cuối kỳ, hạn thanh toán, số tài khoản, hai ô ký tên. In ra dán cửa, hoặc lưu PDF gửi Zalo.

Cái bảng chỉ số công tơ đó đáng giá hơn bạn tưởng. Khách thắc mắc tiền điện, bạn không cần giải thích — con số đầu kỳ, cuối kỳ, tiêu thụ nằm ngay trên phiếu. Tranh cãi kết thúc trước khi bắt đầu.

Khách trả tiền

Vào Thu chi, ghi một dòng. Hóa đơn của phòng đó tự cập nhật “Đã thu đủ” hoặc “Thu một phần”. Màn hình Tổng quan hiện ngay còn bao nhiêu phòng chưa đóng, còn nợ bao nhiêu tiền.

Khách tự tra cứu

Đây là tính năng chủ trọ hay bất ngờ nhất. Bạn gửi khách chính cái link đó. Khách nhập mã phòng + số điện thoại của mình là xem được hóa đơn phòng mình, lịch sử các kỳ, còn nợ bao nhiêu. Họ không xem được phòng khác, không vào được phần quản lý. Bạn bớt hẳn những tin nhắn “cho em hỏi tháng này bao nhiêu ạ”.

Hợp đồng: in ra ký, không phải gõ lại từ đầu

Mỗi lần có khách mới, bạn mở file Word cũ, sửa tên, sửa CCCD, sửa ngày, sửa giá, lưu thành file mới. Làm mười lần là có mười file na ná nhau và một lần quên sửa tên.

Sổ Nhà Trọ có sẵn mẫu hợp đồng thuê phòng trọ 7 điều theo thông lệ Việt Nam: đối tượng và thời hạn, giá thuê và tiền cọc, tiền điện nước và chi phí, quyền – nghĩa vụ hai bên, chấm dứt hợp đồng, điều khoản chung. Bấm In HĐ trên dòng hợp đồng là ra bản A4 đã điền sẵn tên khách, số CCCD, ngày sinh, hộ khẩu, mã phòng, diện tích, thời hạn, giá thuê bằng số và bằng chữ, tiền cọc, và cả cách tính điện nước lấy đúng theo cấu hình phòng đó.

Và quan trọng: mẫu đó bạn sửa được. Trong mục Cài đặt có ô soạn thảo toàn bộ nội dung hợp đồng. Bạn muốn thêm điều khoản về giờ giấc, về vật nuôi, về nội quy riêng — gõ thẳng vào. Chỗ nào cần điền dữ liệu thì đặt mã như {{ten_khach}}, {{ma_phong}}, {{gia_thue}} — có sẵn 34 mã, hệ thống tự thay khi in.

Phiếu báo cũng sửa được theo ý bạn

Không phải nhà trọ nào cũng thu giống nhau. Nên trong Cài đặt bạn bật/tắt được từng dòng khoản mục trên phiếu: nhà bạn không thu wifi thì tắt dòng wifi, không thu phí dịch vụ thì tắt. Đổi tiêu đề phiếu thành “BIÊN LAI THU TIỀN PHÒNG” hay gì tùy bạn. Thêm lời nhắn cuối phiếu. Ẩn/hiện bảng chỉ số điện nước, thông tin chuyển khoản, ô ký tên.

Khoản nào bằng 0 tự ẩn, nên phiếu không bao giờ có dòng thừa “Phí dịch vụ: 0đ” trông rất nghiệp dư.

Còn chuyện tiền lời cuối năm

Màn hình Tổng quan cho bạn xem theo từng kỳ: tỉ lệ lấp đầy, tổng phải thu, đã thu, còn nợ, cơ cấu doanh thu (tiền phòng chiếm bao nhiêu, điện nước bao nhiêu), dòng tiền thực thu, thực chi, và lợi nhuận thực tế. Danh sách phòng còn nợ nằm ngay dưới, bấm một nút là in phiếu nhắc.

Không phải ước lượng. Là con số cộng từ chính những dòng bạn đã ghi.

Dùng trên điện thoại có khó không

Giao diện được làm riêng cho hai kích thước. Trên máy tính là bảng đầy đủ cột. Trên điện thoại, mỗi phòng / mỗi khách hiện thành một thẻ có nhãn rõ ràng từng dòng — không phải vuốt ngang tìm cột như mở file Excel trên điện thoại (thứ mà ai từng thử đều biết là cực hình).

Đi ghi điện nước, đứng giữa hành lang, một tay cầm điện thoại — vẫn nhập được.

Bắt đầu thế nào

Làm một lần, khoảng 10 phút. Sau đó không phải đụng tới nữa.

Vài điều nên nói thẳng

Sổ Nhà Trọ không thay bạn đi thu tiền, không tự nhắn Zalo cho khách, không kết nối ngân hàng để tự đối soát. Nó là cuốn sổ biết cộng, biết nhớ, biết in — không phải trợ lý ảo.

Nó cũng chạy trên hạ tầng miễn phí của Google, nên lần đăng nhập đầu tiên trong ngày có thể mất vài giây để tải dữ liệu. Đổi lại là bạn không trả đồng nào và dữ liệu nằm trong Drive của chính bạn.

Nếu bạn có 3 phòng, cuốn sổ tay vẫn ổn. Nếu bạn có từ 8 phòng trở lên, hoặc đã từng một lần tính nhầm tiền điện của khách — thì đây đáng để thử một tháng.