Từ lúc xe vào cổng đến khi giao xe, thu tiền và xuất hóa đơn — toàn bộ nằm trên một web app mở được bằng điện thoại. Dữ liệu lưu trong Google Drive của chính chủ gara: không thuê server, không phụ thuộc nhà cung cấp nào.

Bài toán quen thuộc của mọi xưởng dịch vụ

Hỏi mười chủ gara thì chín người kể cùng một câu chuyện: phiếu tiếp nhận ghi tay, báo giá làm trên Excel, tiến độ sửa chữa hỏi miệng thợ, công nợ bảo hiểm nằm trong một file riêng, phiếu thu chi ghi vào sổ, còn ảnh hiện trạng xe thì rải rác trong Zalo.

Hậu quả thì ai cũng thấy: xe giao trễ vì không ai theo dõi hạn; vật tư sơn, nhám, keo xuất ra mà không biết của xe nào; hồ sơ bảo hiểm gửi đi rồi quên đòi; cuối tháng không trả lời nổi câu hỏi đơn giản nhất — chiếc xe đó lời bao nhiêu?

Gara David sinh ra để trả lời đúng câu hỏi đó, bằng cách buộc mọi con số về chung một chỗ.

Nền tảng: Google Apps Script + Google Sheets

Điểm khác biệt đầu tiên nằm ở hạ tầng. Gara David chạy trên Google Apps Script, dữ liệu lưu trong một Google Sheet thuộc tài khoản Google của chính gara.

• Không thuê server, không phí hạ tầng hàng tháng.
• Dữ liệu là của gara. Muốn mở bảng tính ra xem, lọc, cộng tay lúc nào cũng được; sao lưu bằng Version history của Google Sheets hoặc bấm nút xuất toàn bộ dữ liệu ra file nén.
• Mở bằng đường link trên máy tính, điện thoại, máy tính bảng — giao diện tự co theo màn hình, thợ ngoài xưởng cập nhật tiến độ bằng điện thoại.

Đi hết một vòng đời chiếc xe

1. Tiếp nhận xe

Ghi khách cá nhân hoặc công ty (có mã số thuế), thông tin xe đầy đủ: biển số, hãng, dòng, số máy, số VIN, dung tích, năm sản xuất, mã màu sơn, cỡ lốp trước – sau, bảo hiểm TNDS và thân xe kèm thời hạn. Người mang xe có thể khác chủ xe. Hiện trạng ghi bằng chữ và ảnh chụp — tránh tranh cãi lúc giao xe. Khách nhận tin Zalo xác nhận ngay khi lập phiếu.

2. Báo giá tách bạch hai phần

Phần phụ tùng – vật tư và phần dịch vụ – nhân công nằm riêng, mỗi dòng có VAT riêng, có giá báo ban đầu và giá duyệt để so sánh. Bản in gửi khách gọn gàng, đúng mẫu chứng từ, có thể gửi thẳng qua Zalo.

3. Xe bảo hiểm — phần khó nhất, làm kỹ nhất

Hệ thống quản lý đơn vị bảo hiểm, số hồ sơ, ngày duyệt giá, và phân biệt rạch ròi ba khoản mà nhiều phần mềm phổ thông hay gộp làm một:

Khoản mục	Ảnh hưởng
Chiết khấu liên kết (% hoặc tiền)	Giảm giá trị báo giá
Khấu trừ bồi thường	Bảo hiểm không trả → khách hàng thanh toán
Giảm trừ bồi thường (% hoặc tiền)	Bảo hiểm không trả → khách hàng thanh toán

4. Lệnh sửa chữa và tiến độ kỹ thuật viên

Từ báo giá bấm một nút là sinh lệnh, mỗi hạng mục dịch vụ thành một công việc giao cho đúng kỹ thuật viên kèm hạn hoàn thành. Màn hình Lịch & tiến độ KTV cho thấy ai đang ôm bao nhiêu việc, việc nào trễ hạn. Lệnh sửa chữa in ra theo mẫu xưởng quen dùng: hai bảng vật tư – nhân công, cột KTV, khối tiền và ba ô ký cố vấn – giám đốc dịch vụ – khách hàng.

5. Kho phụ tùng và vật tư tiêu hao

Phụ tùng xuất theo từng báo giá; thiếu hàng hệ thống cảnh báo và chặn đánh dấu "xe sửa xong". Riêng nhóm vật tư tiêu hao — màu sơn, bóng, nhám, keo — có cách xử lý mà dân sơn xe sẽ thích: nhập kho bình thường, xuất cho xe khi cần, tính đủ chi phí vào chiếc xe đó nhưng không hiện trên báo giá gửi khách. Khách chỉ thấy "Sơn cản trước", còn gara vẫn biết lời lỗ thật. Gia công ngoài cũng được ghi nhận thành công nợ với đối tác, gắn đúng báo giá.

6. Thu tiền, sổ quỹ và công nợ

Mỗi báo giá thu nhiều lần, nhận cả số lẻ tới từng đồng, chọn thu từ khách hay từ bảo hiểm. Sổ quỹ tiền mặt và nhiều tài khoản ngân hàng chạy song song. Công nợ theo dõi bốn chiều: theo báo giá, theo khách hàng, theo đơn vị bảo hiểm, theo nhà cung cấp — và đều có ô nợ đầu kỳ để mang số dư cũ sang khi bắt đầu dùng phần mềm, không phải bỏ lịch sử.

7. Hoa hồng minh bạch từng đồng

Ba loại hoa hồng tách riêng: giới thiệu, cộng tác viên và khách hàng. Một xe nhập được nhiều CTV. Menu Hoa hồng CTV gom theo từng người (một người nhiều xe), tick chọn nhiều dòng của nhiều xe rồi lập một phiếu chi duy nhất. Riêng hoa hồng khách hàng được cấn trừ thẳng vào công nợ của chính khách đó — khách nợ 815.000đ mà hoa hồng 850.000đ thì hệ thống hiển thị rõ: gara nợ lại khách 35.000đ.

8. Hóa đơn điện tử

Từ báo giá bấm Xuất hóa đơn, chọn xuất toàn bộ hay tách phần khách trả và phần bảo hiểm trả, chọn người mua là chủ xe hay đơn vị bảo hiểm — hệ thống lấy sẵn tên, mã số thuế, địa chỉ và dựng dòng hàng kèm VAT. Có sẵn kết nối API (M-Invoice) để phát hành và nhận về số hóa đơn, mã cơ quan thuế, link tra cứu; chưa nối API thì vẫn lập phiếu và ghi nhận số hóa đơn xuất tay để không sót xe nào.

9. Zalo tự động

Tiếp nhận xe, gửi báo giá, báo xe sửa xong — khách nhận tin ngay. Nhóm Zalo của xưởng nhận thông báo duyệt giá, thu chi, cảnh báo công việc trễ hạn và báo cáo ngày lúc 7h sáng: bao nhiêu xe vào, bao nhiêu xe xong, thu bao nhiêu, chi bao nhiêu, công nợ còn bao nhiêu.

Cuối tháng: những con số chủ gara cần

Xem được theo xe, theo ngày, theo tháng, theo hình thức (khách trực tiếp hay bảo hiểm). Báo cáo KPI cho biết nhóm hạng mục nào mang lại lợi nhuận gộp cao nhất — đồng, sơn, máy gầm hay phụ tùng — và từng kỹ thuật viên làm bao nhiêu việc, tỉ lệ đúng hạn ra sao. Mọi bảng đều xuất Excel/CSV để đưa cho kế toán.

Phân quyền rõ, ai làm việc nấy

Năm vai trò dựng sẵn: quản trị, cố vấn dịch vụ, kỹ thuật viên, kế toán, thủ kho. Kỹ thuật viên chỉ thấy việc của mình và cập nhật tiến độ; thủ kho lo nhập xuất; kế toán lo thu chi, công nợ, hóa đơn; giá vốn phụ tùng chỉ người có quyền mới xem được. Mọi thao tác đều ghi nhật ký.

Dùng thử ngay hôm nay

Bản demo có sẵn dữ liệu mẫu — hàng chục xe ở đủ giai đoạn, từ mới tiếp nhận đến đã quyết toán — để chủ gara bấm thử thoải mái mà không sợ hỏng gì. Vào theo đúng lộ trình này sẽ thấy rõ nhất:

1. Mở một báo giá xe bảo hiểm → xem khối tổng kết tách khách trả / bảo hiểm trả.
2. Qua tab Vật tư tiêu hao và khung lợi nhuận tạm tính của chính báo giá đó.
3. Vào Lệnh sửa chữa bấm nút in để xem mẫu lệnh giao xưởng.
4. Cuối cùng ghé Báo cáo lợi nhuận xem từng xe lời bao nhiêu.

Gara David — phần mềm quản lý xưởng dịch vụ ô tô chạy trên nền Google, dành cho gara đồng sơn, bảo dưỡng và sửa chữa làm việc với bảo hiểm. Liên hệ Zalo 0777.002.041 để được hỗ trợ cài đặt và chuyển dữ liệu cũ lên hệ thống mới một cách an toàn.